Gérer son organisme

Les rôles et responsabilités des membres du conseil d’administration et des employé·e·s d’une organisation, voire de ses membres, sont généralement détaillés dans des documents officiels comme les règlements généraux et les politiques.

Il est important de bien définir les notions de rôles et responsabilités car ce sont ces énoncés qui dicteront la ligne de conduite de chaque individu qui œuvre au sein de l’organisme.

Un guide de l’administrateur doit être remis à toute personne qui joint un C.A. dans le cadre de son processus d’intégration. Ce guide doit contenir toutes les informations nécessaires à la compréhension du fonctionnement de l’organisation.

Les principales responsabilités d’un C.A. se répartissent entre ses trois rôles : la planification, l’évaluation et la représentation. Le C.A. embauche la direction générale puis évalue ses décisions et sa performance, il fournit le cadre stratégique (mission, vision, valeurs), il entérine la planification stratégique puis supervise son déploiement, il développe les encadrements (règlements, politiques) et les évalue , il approuve les programmes et les budgets, fixe les attentes en termes de reddition de compte puis il monitore les résultats et adopte les états financiers, il développe le réseau de contacts, il effectue des relations publiques et gouvernementales, il pourvoit les sièges d’officiers au sein de C.A., finalement il rend des comptes aux membres par le biais de l’assemblée générale annuelle.

Documentation complémentaire :

• Espace OBNL
• Les rôles et responsabilités au sein d’un OBNL – Espace OBNL
• Les devoirs et responsabilités d’un conseil d’administration guide de référence – École nationale d’administration publique
• Processus de recrutement de nouveaux administrateurs – IDEOS – HEC Montréal
• Le suivi du travail du conseil d’administration – IDEOS – HEC Montréal
• La gouvernance partagée – L’Université du Nous

Comptables professionnels agréés du Canada :

• Principes fondamentaux de gouvernance pour les organismes sans but lucratif : notions essentielles sur le conseil d’administration pour les administrateurs d’OSBL20 Questions que les administrateurs devraient poser sur la constitution et le maintien d’un conseil d’administration efficace
• 20 questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les obligations des administrateurs
• 20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les risques
• 20 Questions que les administrateurs devraient poser sur les comités de gouvernance
• 20 Questions que les administrateurs devraient poser sur les comités spéciaux
• 20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur le recrutement, la formation, l’évaluation et le remplacement des administrateurs
• Cahier d’information sur la performance à long terme
• Autres ressources – Rôles et responsabilités

La régularité des documents légaux d’une organisation est primordiale. C’est sur ces documents que se base sa structure de fonctionnement. Il est donc recommandé de ne pas négliger leur rédaction.

Les lettres patentes sont octroyées par le gouvernement duquel l’organisme répond et en porte le sceau officiel. Les lettres patentes rendent officielle la constitution de l’organisme et précises ses droits et obligations légales.

Les règlements, dont les règlements généraux, sont les règles de conduites qui lient les membres d’une organisation à cette dernière. On y définit les mandats des membres du conseil d’administration, les conditions de destitution, les modalités des assemblées générales et spéciales, les différentes catégories de membres, etc.

Ces deux documents légaux doivent se répondre et être mis à jour, par exemple lorsque la mission de l’organisation est modifiée.

En plus des règles de conduites qu’un OBNL doit dicter à ses membres et à ses administrateur·trice·s par le biais des règlements généraux, ce dernier doit également se doter de politiques internes pour ses employé·e·s et administrateur·trice·s. En temps normal, un OBNL devrait avoir quelques politiques dont : un code de conduite et d’éthique, une politique de gestion des risques, une politique de gestion financière, une politique d’embauche, d’évaluation et de rémunération du personnel, etc. D’autres sujets peuvent faire l’objet de politiques comme ceux de la reconnaissance, la facturation des services, etc.

Le suivi des rencontres est aussi à prévoir afin de garder une trace des actions de l’organisation, des sujets discutés et des décisions prises ou entérinées par le C.A. Le compte rendu ou le procès-verbal s’avère être des documents très utiles à la suite des rencontres organisées par l’OBNL pour suivre la progression de ses objectifs ou de ses indicateurs de performance.

Il est important d’avoir un espace (nuagique ou autre) où tous ces documents sont rassemblés et où tout membre de l’équipe peut y avoir accès.

Documentation complémentaire

La vision, c’est ce qui motive les actions de l’organisme; c’est une projection dans le futur; c’est le but à atteindre à long terme. La vision précise la direction à prendre avec les membres.

La mission, quant à elle, explique brièvement, le mandat de l’organisation, ce qu’elle fait au quotidien. Une phrase courte et simple qui répond aux questions quoi, pour qui et comment.

Les valeurs jouent un rôle rassembleur, mobilisateur ou motivateur dans la mesure où elles sont clairement définies et priorisées. Elles orientent les choix et guident les actions.

Pour savoir comment déterminer les vision, mission et valeurs, allez à la section Planification stratégique dans Gérer son organisme

Une planification stratégique est un processus collectif (dans la mesure du possible) qui détermine où l’organisation s’en va (par ses actions) et quels moyens elle utilise pour y parvenir.

Son processus d’élaboration se fait en équipe, dans l’idéal, avec les parties prenantes les plus représentatives de l’organisation afin d’avoir toutes les opinions nécessaires pour la rédiger et être en phase avec la mission et les valeurs. De ce fait, le processus de planification stratégique permet de consolider vos équipes et de déterminer comment atteindre vos objectifs.

Une planification stratégique définie la situation actuelle de l’organisation et la situation rêvée pour le futur de même que les actions pour y parvenir.

Généralement une planification stratégique s’étend sur 3 à 5 ans, mais il n’est pas rare de voir des planifications de plus courte durée étant donné la rapidité à laquelle le monde change.

Ce processus est essentiel au bon développement d’une organisation. Il permet d’apprivoiser le changement (inévitable), de trouver des solutions innovantes aux problèmes et donne des outils pour relever les défis en équipe.

Pour en savoir plus sur les étapes d’une planification stratégique et les outils à utiliser, voir la section Planification stratégique dans Gérer son organisme.

Il existe plusieurs avantages à procéder à l’évaluation du fonctionnement d’un C.A. :

• Identifier les lacunes et cibler les priorités
• Identifier des solutions aux problèmes
• Évaluer les mécanismes en place et les améliorer
• Prendre conscience de sa contribution personnelle au sein du groupe
• Optimiser ou intégrer de meilleures pratiques de gouvernance

Manifester la reconnaissance est aussi essentiel au sein d’un conseil d’administration. Elle permet de mettre en valeur la contribution de chacun, elle favorise l’apprentissage entre pairs, elle crée un climat de confiance, elle contribue au sentiment d’appartenance.

Documentation complémentaire

• Vitrine sur la gouvernance – CALQ
• Comprendre et agir – Communagir
• Choisir une gouvernance – Communagir
• Planifier collectivement – Communagir
• Principes de bonne gouvernance – Gouvernance Experts
• Code de gouvernance des organismes à but non lucratif (OBNL) québécois de sport et de loisir – Gouvernement du Québec
• Facteurs influençant la gouvernance des OBNL culturels : un guide autodiagnostic – IDEOS – HEC Montréal
• Guide pratique sur la gouvernance Pour la direction générale et les administrateurs – IDEOS – HEC Montréal
• Guide d’élaboration d’une politique de gouvernance – IDEOS – HEC Montréal
• Logiciel québécois de gouvernance conçu pour les conseils d’administration – Panorama
• La gouvernance partagée – l’Université du nous
• Les politiques administratives en OBNL (vidéo) – Espace OBNL
• Comment avoir un bon conseil d’administration d’OBNL (vidéo) – Espace OBNL
• Rédaction des politiques et méthodes d’un organisme bénévole – Ministère ontarien de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires Rurales
• Guide de politiques sur la gouvernance d’un OBNL – Regroupement Loisirs et Sport du Québec
• Révision des règlements généraux, c’est essentiel ! – Bénévoles d’expertise
• Qu’est-ce que la planification stratégique ? – bdc.ca
• Test des objections à l’Université du nous
• Guide pour soutenir la mise en place d’une démarche évaluative – Avenir d’enfants