Opérer un organisme à but non lucratif (OBNL) ou une petite ou moyenne entreprise (PME) nécessite certaines connaissances et compétences en gestion et en administration.

De la gestion budgétaire à la gestion des ressources humaines, en passant par le conseil d’administration et les règlements généraux, il peut être facile de s’y perdre rapidement.

Culture Côte-Nord est là pour vous accompagner dans ce processus et vous outiller pour y parvenir. N’hésitez pas à communiquer avec nous.

De bonnes pratiques en gestion d’organisation est la clé pour la pérennité.

Consultez les autres sections sous Gérer son organisme pour en savoir plus.

Ressources pertinentes :

  • Espace OBNL (ressource gratuite sur adhésion) est une référence indispensable à connaitre et à utiliser pour tout bon gestionnaire d’organisme culturel.

Ce site regorge d’outils et de conseils pour vous aider à mieux gérer votre organisation que ce soit de la gestion de bénévoles au financement en passant par l’organisation d’événements, etc.

Les sections Enjeux et Outils et publications méritent d’être consultées.

Comme le mentionne le site web des Comptables professionnels agréés du Canada, « Le conseil d’administration se trouve au sommet de la structure organisationnelle et c’est lui qui, en définitive, est responsable de la surveillance et de l’orientation stratégique de l’organisme sans but lucratif (OBNL). »

Les administrateur·trice·s ont pour mandat d’engager la direction générale, entériner les décisions prises par cette dernière, adopter les prévisions budgétaires, élaborer des politiques internes, veiller au respect des règlements généraux, etc.

En général, les membres d’un conseil d’administration doivent :

  • Refléter l’opinion des membres (différents segments de clientèle)
  • Développer la réputation de l’organisme
  • Établir des contacts « politiques »
  • S’engager à mettre son expertise au service de l’organisation

Source: Roméo Malenfant, La Gouvernance et le Conseil d’administration, p.59

La direction générale assure le bon fonctionnement d’une organisation. C’est elle qui voit à ce que tous les départements, services et employé·e·s soient en phase avec la vision et la mission de l’organisation.

La direction générale d’un OBNL est un des postes les plus tentaculaires. Elle supervise et assure un suivi pour des tâches comme le financement, les relations gouvernementales, la gestion des ressources humaines et des bénévoles, la gestion de projets et la planification stratégique, le service à la clientèle, la communication, l’administration et la gestion financière, les opérations courantes, les enjeux reliés au bâtiment, à l’équipement informatique en plus de travailler de pair avec le conseil d’administration.

Selon le site Espace OBNL, la direction générale doit posséder 10 qualités indispensables :

  1. Capacité à résoudre des problèmes
  2. Relationnel
  3. Vision
  4. Polyvalence
  5. Mobilisation
  6. Soif de connaissance
  7. Humilité
  8. Curiosité
  9. Passion
  10. Communication

Pour Henri Fayol, la direction générale se base sur 5 types d’actions principales :

  • Planifier: essayer de prévoir l’avenir et d’établir différents scénarios en fonction des anticipations.
  • Organiser: faire en sorte que l’organisation ait le nécessaire (ressources humaines, financières et matérielles) pour son bon fonctionnement
  • Déléguer: Indiquer aux responsables des différents départements les tâches à accomplir ou du moins attribuer les mandats
  • Coordonner: s’assure que les actions de l’organisation sont cohérentes et en lien avec la mission et la vision de l’organisation
  • Contrôler: faire le suivi et l’évaluation des différentes actions de la planification stratégique afin corriger les erreurs rapidement ou recadrer au besoin en cours de route.

Il faut ajouter à cela, diriger en essayant de prendre les meilleures décisions stratégiques et gérer les conflits.

Source : https://www.economie.gouv.fr/facileco/fonction-direction-et-administration-generale

La direction générale est somme toute une position beaucoup plus complexe qu’il peut y paraitre.

Bien que le terme devienne de plus en plus questionnable (une personne peut-elle être considérée comme une ressource au même titre qu’un bien matériel ?), les ressources humaines font référence aux membres du personnel d’une organisation qui œuvrent à la réalisation de sa mission.

Pour les OBNL, les employé·e·s sont des éléments clés. Pour certain·e·s gestionnaire, le recrutement, l’évaluation et la formation, la gestion de conflits peut être des défis de tous les jours.

Comment mobiliser, engager et garder des employ·é·s dans un contexte où la pénurie de main d’œuvre fait rage et où la situation financière des OBNL ne peut rivaliser avec les conditions d’embauche des grandes entreprises ?

Le site web d’Emploi-Québec propose quelques outils, dont un questionnaire qui porte sur les pratiques de gestion des ressources humaines, pour s’y retrouver :

Des sites comme Humania ou Bootstalab sont également des références pour dynamiser la gestion des ressources humaines et offrent plusieurs outils gratuits pour vous aider.

Pour plus de contenu, consultez la section Ressources humaines et bénévoles.

Les ressources matérielles réunissent tout ce que l’organisation possède, mais également tout ce qui est nécessaire à la réalisation de ses mandats et projets : bâtiment, bureaux, équipement bureautique et informatique, logiciels, outils, etc.

Elles font partie des éléments à prendre en considération dans la gestion d’une organisation. Elles peuvent même faire partie de projets de mutualisation ou de location pour augmenter vos revenus.

La plupart des OBNL desservent des usager·ère·s, des membres et/ou des client·e·s, mais il faut également y inclure les bénévoles, les donateurs, les instances gouvernementales, etc.

Selon Espace OBNL, bien connaitre ses clientèles permet de mieux les servir. Plus on en sait sur elles (même des données qui ne seraient pas de premier abord pertinent pour l’organisation), plus on est en mesure d’adapter nos approches et répondre davantage à ses besoins.

Récolter des données de tout ordre (caractéristiques sociodémographiques, caractéristiques psychographiques ou caractéristiques de satisfaction sur les services offerts par notre organisation) offre une mine d’informations pertinentes pouvant être utilisées pour différentes actions marketing ou développer ses services.

Il existe 4 types de données à récolter pouvant être utiles à votre organisme. Il faut cependant, avant de récolter des données, savoir ce qu’on veut faire avec. Quelle est l’objectif derrière la collecte de données ? Que cherchons nous à savoir ? Se poser plusieurs questions en amont est primordiale pour savoir quelles données aller chercher et savoir comment les analyser pour mieux desservir vos clientèles ou pour savoir pourquoi elles vous quittent.

Un service personnalisé est une des clés pour créer l’engagement de ses clientèles.

Culture Côte-Nord est là pour vous accompagner dans ce travail préliminaire.

Comme le mentionne le guide du partenariat du Gouvernement du Canada, « On définit un partenariat comme étant une relation dans laquelle au moins deux parties ayant des objectifs compatibles s’entendent pour faire quelque chose ensemble. Les partenariats concernent les gens qui travaillent ensemble dans une relation qui leur procure des avantages communs et qui leur permet de faire ensemble des choses qu’ils ne pourraient accomplir seuls.

Le partenariat suppose le partage des ressources, du travail, des risques, des responsabilités, de la prise de décisions, des pouvoirs, des avantages et des fardeaux. Il devrait ajouter de la valeur aux situations, aux services et aux produits respectifs de chaque partenaire. Les partenariats sont une relation de compromis. Les partenariats sont donc fondés sur des responsabilités identifiables, des droits communs et des obligations et souvent sur la légalité, la régie partagée et la réglementation. Lorsque l’on crée des partenariats, on cherche à réunir les bonnes personnes au bon moment pour faire ce qu’il faut ensemble.

Un véritable partenariat (dans le sens le plus strict du terme) établit une relation officielle entre des partenaires. Normalement, les partenaires ont leur propre identité à l’extérieur du partenariat et sont responsables de façon indépendante envers les autres ainsi qu’envers le partenariat. Les parties prennent des mesures ou concluent des transactions lorsque chacune d’entre elles s’attend à en bénéficier et convient de partager les risques.» (p. 5)

Pour que les partenariats livrent les résultats attendus, ils doivent donc être planifiés et mis en œuvre d’une façon structurée. L’ordre des CPA a élaboré un processus en six étapes : Partenariats stratégiques : Lignes directrices (cpacanada.ca).

Que ce soit la coordination d’événement, l’organisation de formations ou d’ateliers, la réalisation d’une production artistique ou créative, l’opération d’un établissement muséal, la gestion de projets fait partie intégrante des activités d’un OBNL.

Bien qu’il y ait souvent un·e responsable-coordonnateur·trice de projet, ce dernier est majoritairement réalisé avec une équipe de plusieurs personnes. Rares sont les projets effectués entièrement individuellement au sein d’un OBNL.

Pour arriver à mener à bien un projet, il est primordial de bien le préparer, en cours d’exécution de faire des suivis et des ajustements au besoin et en fin de parcours, évaluer les résultats obtenus.

Que ce soit le diagnostic, l’identification des objectifs et des indicateurs de réussite, l’établissement des composantes, des livrables et de l’échéancier, l’approche des parties prenantes, les prévisions budgétaires et la recherche de financement, le suivi et le plan d’évaluation, la distribution et gestion des tâches tout doit être mise en place afin de d’assurer le succès de l’entreprise.

Plusieurs logiciels gratuits ou peu coûteux sont accessibles en ligne pour vous aider à gérer vos projets.

Culture Côte-Nord possède aussi une expertise en gestion de projets collectifs et peut vous accompagner dans vos démarches.

Le site web des Comptables professionnel agréés du Canada offre de la documentation aux sujets variés allant du développement durable aux normes de communication de l’information en passant par l’audit, etc. Voici quelques documents pouvant vous être utiles :

Le Pôle IDEOS a pour mission de sensibiliser et soutenir la communauté de HEC Montréal, les organisations et les entrepreneurs ainsi que de diffuser les connaissances en mettant l’impact social au cœur de ses actions. Plusieurs ressources (vidéo majoritairement en anglais) sont accessibles gratuitement sur le site web dont quelques-unes téléchargeables :